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Steuerfreie Geschenke an Mitarbeiter

Mitarbeitergeschenke können für die Mitarbeiter und die Unternehmen ein großes Benefit darstellen. Wir erklären die steuerlichen Aspekte und Voraussetzungen.
Steuerfreie Geschenke an Mitarbeiter
Wer ein guter Arbeitgeber sein möchte, der bietet seinen Mitarbeitern mehr als nur den Lohn am Ende des Monats. Ob die Obstschale in der Kantine, kostenlose Getränke oder die Möglichkeit, unbegrenzt Urlaub zu nehmen: Der Fantasie sind hier fast keine Grenzen gesetzt. Geht es um steuerfreie Geld- und Sachgeschenke an die Arbeitnehmer, gilt das Gegenteil – das deutsche Recht hat hier klare Regeln aufgestellt. In unserem Beitrag erfahren Sie, wie viel Sie zu welchen Anlässen Ihren Mitarbeitern schenken dürfen und auch, was Sie bei Geschenken an Geschäftsfreunde beachten müssen. 


Inhalt:

 

Geldgeschenke oder Sachbezüge?

Auch wenn es mit Sicherheit einfacher ist, den Mitarbeitern einfach einen Briefumschlag mit einem oder mehreren Scheinen zu überreichen, ist davon zumindest aus steuerlicher Sicht abzuraten. Denn Bargeld oder eine Überweisung werden als Teil des Lohns angesehen: Sie müssen versteuert werden und es werden auch Sozialabgaben auf den Geldbetrag fällig. Deshalb greifen die meisten Unternehmen beim Thema steuerfreie Geschenke an Mitarbeiter auf sogenannte Sachbezüge: Sachgeschenke oder Gutscheine. Diese können jeden Monat oder zu bestimmten Anlässen ausgegeben werden. 


Sachbezugsfreigrenze für Geschenke für Mitarbeiter

Tankgutscheine, Einkaufsgutscheine oder Zuzahlung zu Fitnessstudio-Beiträgen: Es gibt viele Möglichkeiten, Ihren Mitarbeitern regelmäßig steuer- und sozialabgabenfreie Geschenke zu geben. Die meisten Unternehmen, die diese Art der Wertschätzung umsetzen, machen dies monatlich, denn die monatliche Sachbezugsfreigrenze von derzeit 44 Euro (ab 1.1.2022 50 Euro) kann nicht auf mehrere Monate oder gar aufs Jahr hochgerechnet oder auf den nächsten Monat übertragen werden. Liegt der Wert des monatlichen Geschenks auch nur einen Cent über der Sachbezugsfreigrenze, so unterliegt der gesamte Betrag der Steuer- und Sozialabgabenpflicht. Bei Einhaltung der Sachzuwendungsgrenze können Sie Ihren Arbeitnehmern allerdings ein Lohn-Plus von 528 Euro (ab 1.1.2022 600 Euro) anbieten – das ist eine tolle Form der Anerkennung.
 

Steuerfreie Geschenke bis 60 Euro

Neben den monatlichen 44 Euro gibt es noch einen anderen Betrag, den man immer öfter hört, und zwar den von 60 Euro. Und es stimmt: Ein Arbeitgeber darf seinen Mitarbeitern zusätzlich Geschenke in Höhe von bis zu 60 Euro machen. Dies ist allerdings nur zu sogenannten persönlichen Ereignissen möglich. Wichtig hierbei: Es muss sich um ein für den Mitarbeiter persönliches Ereignis handeln. Geschenke zu Weihnachten oder zum Betriebsjubiläum zählen nicht dazu.
Persönliche Ereignisse sind:
  • Geburtstag
  • Hochzeit
  • Geburt eines Kindes
  • Mitarbeiterjubiläum
  • Rückkehr an den Arbeitsplatz nach längerer Krankheit oder nach der Elternzeit
  • Promotion/Ausbildungsabschluss
  • Beförderung
     
 
 

Voraussetzungen für steuerfreie Sachbezüge

Damit die Sachbezüge steuer- und sozialabgabenfrei sind, müssen sie einige Voraussetzungen erfüllen, die wir Ihnen hier in einer Übersicht zusammengestellt haben:

Bei Sachbezügen in Höhe von bis zu 44 Euro monatlich
  • Die Sachbezüge müssen entweder Waren sein oder Gutscheine bzw. Prepaid-Karten, mit denen Sachleistungen und Dienstleistungen eingekauft werden können, bei denen aber keine Barauszahlung möglich ist.
  • Die Gutscheine können nur monatlich in einer Höhe bis zu 44 Euro ausgestellt werden.
  • Vom Arbeitgeber selbst ausgestellte Gutscheine gelten nicht als Sachbezug. Ausnahme: Der Gutschein ist nur an bestimmten Stellen einlösbar und der Arbeitgeber hat im Vorfeld einen entsprechenden Vertrag mit diesen Stellen abgeschlossen (z.B. mit dem Restaurant in Büronähe).
  • Die Rückerstattung von bereits erbrachten Kosten, z.B. von Tankrechnungen, gilt nicht als Sachbezug: Der Gutschein muss vor der Inanspruchnahme der Leistung an den Arbeitnehmer übergehen.
  • Die Gutscheine dürfen nur für Waren und Dienstleistungen im Inland gelten.
  • Etwaige Gebühren für die Ausstellung der Gutscheine werden nicht bei der Grenze von 44 Euro berücksichtigt – sie sind notwendige Ausgaben, die dem Arbeitnehmer nicht zur Last gelegt werden können.
  • Die Gutscheine müssen zusätzlich zum Lohn ausgegeben werden, dürfen folglich nicht Bestandteil des Lohns sein.

Bei Sachbezügen in Höhe von bis zu 60 Euro 
  • Nur bei persönlichen, nicht bei betrieblichen Ereignissen möglich (siehe oben)
  • Keine zeitliche Vorgabe: Sollten Hochzeit, Geburtstag und ein Mitarbeiterjubiläum in einen Monat fallen, kann der Arbeitnehmer in einem Monat drei Geschenke in Höhe von jeweils bis zu 60 Euro erhalten. 
     
 

Kleine Aufmerksamkeiten: Streuwerbeartikel 

Nicht unter die Sachbezugsfreigrenze fallen sogenannte Streuwerbeartikel mit einem Wert von bis zu 10 Euro. Diese kann der Arbeitnehmer jederzeit und unbegrenzt an seine Mitarbeiter ausgeben.

 

Exkurs: Steuerfreie Geschenke für Geschäftsfreunde

Auch Geschäftsfreunden können Sie mit steuerfreien Geschenken eine Freude machen. Hier gelten allerdings andere Regeln:
  • Geschenke in Höhe von bis zu 35 Euro können Sie als Betriebsausgabe von der Steuer absetzen. Sollte das Geschenk auch nur einen Cent teurer sein, können Sie den gesamten Betrag nicht in Abzug bringen.
  • Wenn das Geschenk ausschließlich geschäftlich nutzbar ist, kann es auch teurer sein und wird dennoch als Betriebsausgabe behandelt.
  • Bei persönlichen Ereignissen (nach den gleichen Voraussetzungen wie bei Arbeitnehmern) können Sie auch bis zu 60 Euro für das Geschenk für Ihre Geschäftspartner ausgeben.



Steuerfreie Geschenke zu Weihnachten

Nach dem heutigen Stand ist es grundsätzlich nicht möglich, Ihren Arbeitnehmern steuerfreie Geschenke im Rahmen der Regelung zu persönlichen Ereignissen zu übergeben. Hier kommt allerdings eine andere Regelung in Frage: Gesetzlich können Sie pro Jahr bis zu zwei betriebliche Veranstaltungen durchführen und bei diesen bis zu 110 Euro pro Mitarbeiter ausgeben – das schließt auch Geschenke mit ein. In den meisten Unternehmen ist es die Weihnachtsfeier und ein Betriebsfest im Sommer. Wichtig ist hierbei: Ein Fest muss stattfinden, um Geschenke überreichen zu können. Nur ein Paket mit Lebkuchen auf den Schreibtisch zu legen, gilt nicht als Geschenk im Rahmen einer betrieblichen Feier – dieses Paket unterliegt der Steuer- und Sozialabgabenpflicht.
 

Warum sollte man den Mitarbeitern steuerfreie Geschenke machen?

In der heutigen Arbeitswelt ist es nicht mehr einfach, gute Fachkräfte zu finden. Arbeitgeber müssen sich in diesem Kampf um die Mitarbeiter immer mehr sogenannte Incentives einfallen lassen, die die Arbeit in ihrem Unternehmen für die Mitarbeiter attraktiver machen als bei einem Mitbewerber. Ob die Möglichkeit, den Hund mit ins Büro nehmen zu können, Homeoffice und Gleitzeit, kostenloser Kaffee und Obst für alle oder eben die Nutzung der Pauschale für Sachzuwendungen: Mit dem richtigen Mix aus Incentives werden Sie ein beliebter Arbeitgeber. Ihre Vorteile auf einen Blick:
  • Sie steigern die Motivation Ihrer Mitarbeiter und binden Sie stärker an Ihr Unternehmen.
  • Sie zeigen Ihren Arbeitnehmern, dass Sie sie und ihre Arbeit wertschätzen.
  • Sie verbessern das Image Ihrer Arbeitgebermarke – das ist gut nicht nur fürs Image bei zukünftigen Mitarbeitern, sondern auch bei Kunden.
     
 

Ideen für steuerfreie Geschenke an Mitarbeiter

Vor allem im Rahmen der monatlichen Pauschale in Höhe von 44 Euro eröffnen sich den Arbeitgebern viele Möglichkeiten, ihren Mitarbeitern in Form von Gutscheinen ihre Wertschätzung entgegenzubringen. Zu den beliebtesten steuerfreien Geschenken für Mitarbeiter gehören:
  • Gutscheine für Einkaufscenter, Ladenketten oder Supermärkte
  • Tankgutscheine
  • Zuschüsse zu Fitnessstudio-Beiträgen (sollte hier der Monatsbeitrag die 44 Euro übersteigen, muss die Differenz der Arbeitnehmer begleichen)
  • Gutscheine für Streaming-Dienste und andere digitale Anbieter von Leistungen, z.B. Hörbüchern
  • Essensgutscheine, hier gibt es auch Anbieter, deren Gutscheine in vielen Gaststätten und Restaurants, aber auch Supermärkten eingelöst werden können.
  • Bei persönlichen Ereignissen können dem Mitarbeiter auch andere Geschenke übergeben werden: Strampler und Spielsachen zur Geburt eines Kindes, ein Korb mit leckeren Aufmerksamkeiten zum Jubiläum etc. 


 


Steuerfreie Geschenke von Lebkuchen-Schmidt

In unserem Sortiment erhalten Sie viele verschiedene Spezialitäten, die Sie an Ihre Mitarbeiter verschenken können. Vor allem zu Weihnachten sind unsere Lebkuchen und andere festliche Köstlichkeiten besonders beliebt – doch müssen Sie natürlich darauf achten, dass sie im Rahmen des Freibetrags z.B. für die Weihnachtsfeier bleiben. Kontaktieren Sie Ihre persönliche Ansprechpartnerin von Lebkuchen-Schmidt, sie berät Sie gerne und stellt Ihnen Produkte vor, die Ihrem Budget pro Mitarbeiter entsprechen. 

Disclaimer: Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar und erhebt trotz sorgfältiger Recherche und Prüfung keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit. Stand: August 2021